Notulen Adviesraad Het Hogeland d.d. 20 april 2018
Aanwezig: Tina Bollin, Egbert Kruithof, Sietse Olinga, Charlotte Lusink, Wim Verkerk, Siep de Gries, Dineke Mik en Corrie Alblas
- De voorzitter deelt mee dat het DB in 2 vergaderingen veel heeft voorbereid voor deze vergadering.
- Mededelingen: Mevr. C. Brink, communicatie, werkt aan de punten website en communicatieplan. S. Olinga is bezig met een programma financiën Adviesraad en kerngroepen.
- Vaststellen van de agenda: D. Mik stelt voor om een extra vast punt op te voeren: Verslag van bijge-woonde vergaderingen. Dit verslag wordt bij voorkeur vooraf gaande aan de vergadering ter info toegestuurd aan de secretaris, die deze vervolgens met de vergaderstukken als extra bijlage toevoegt.
- Vaststellen van het verslag van de vergadering d.d. 16-03-2018; Toevoegen: Bij aanwezig: W. Verkerk N.a.v. het verslag: De opheffing van de oude adviesraden is per gemeente zeer verschillend. We zijn van mening dat een formele afsluiting met alle oude adviesraden gezamenlijk op zijn plaats is. T. Bollin stelt voor dit te organiseren en maakt een opzet.
- Ingekomen stukken : geen
- Sollicitatieprocedure: De commissie bestaat uit het DB + C. Lusink. De sluitingsdatum is verschoven naar 2 mei daar de advertentie in de Bedumer pas 25 april wordt geplaatst. De gesprekken vinden plaats op 7 mei in Winsum.
- Vaststellen van het Huishoudelijk Reglement: Deze wordt vastgesteld en opgestuurd naar de website. Het logo zal eraan worden gekoppeld.
- Website: het eerste aanblik is mooi, fris, eigentijds. De 4 kopjes zijn eenvoudig te bedienen. De basis lettergrootte is voldoende, maar er wordt een mogelijkheid gemaakt dat deze des gewenst kan worden vergroot.
- (en 13.) Netwerkopbouw en kerngroepen:A. Netwerk: De kerngroep die W.Verkerk heeft gevormd rondom het onderwerp “Langer thuis wonen” is gevormd door mensen uit onze huidige netwerken. Dat was voor nu genoeg. T.z.t. willen we een breder netwerk van mensen, verenigingen en organisaties die we uit kunnen nodigen om zitting te nemen in een kerngroep over een onderwerp dat hen interesseert. We kunnen dan deze groepen aan schrijven of ze een vertegenwoordiger willen leveren uit hun midden voor deelname aan een kerngroep. Ook voor informatie/presentatie bijeenkomsten kunnen we zowel individuen als ook belangen groepen of verenigingen en zorgorganisaties enz. uitnodigen. Ook een advertentie in de lokale krant kan een middel zijn om burgers te informeren of voor een kerngroep bij elkaar te brengen.
B. Wanneer kunnen we starten met een kerngroep, en ook met informatie/presentatiebijeenkomsten?
Na 01-01-2019: Pas na de gemeenteraadsverkiezingen, na de start van de nieuwe wethouder zullen meerdere nieuwe beleidsvragen naar ons toekomen. Willen we in 2018 kerngroepen formeren dan doen we dat uit ons bestaande netwerk. De gemeente Het Hogeland heeft na 01-01-2019 opstarttijd nodig en dat heeft de adviesraad ook nodig. “We moeten eerst ons eigen huis op orde hebben”, d.w.z. : de website, een voltallig adviesraad, draaiboek voor de kerngroepen, lijst met aandachtsvelden enz.C. Wat is de positie van een kerngroep: De gemeente heeft de adviesraad ingesteld en komt met een vraag. De adviesraad organiseert een kerngroep rondom een vraag en is verantwoordelijk voor het geven van een advies/antwoord. Daarom brengt ze belanghebbenden/doelgroepen en beleidsmedewerkers (eigenaar van de input) bij elkaar. Het is nodig om afspraken te maken met de beleidsmedewerker over de organisatie van de uitnodigingen, de agenda, het voorzitterschap, de verslaglegging enz. Ook moet vooraf besproken worden of deze kerngroep een informatief is of een advies vragend karakter heeft. Het moet helder zijn wat de taak van de adviesraadslid en wat van de beleidsmedewerker is. T. Bollin en W. Verkerk gaan een draaiboek “Kerngroepen werkwijze” hierover maken.
D. Wat kunnen we nu doen ter voorbereiding van informatie/presentatiebijeenkomsten per 01-01-2019? Het voorbereiden van banners, posters en informatiefolders, lijst met aandachtsvelden, lijst met kerngroep-vragen enz. Ook kunnen we alvast data in 2019 en locaties vaststellen in meerdere regio’s van de gemeente, aansluitend bij al bestaande bijeenkomsten, zorgmarkten, platforms enz.
- Missie en visie: In het huidig voorliggend stuk is de missie en visie van ” Winsum” verwerkt en deze is aangevuld met informatie uit het land. We bespreken de tekst op enkele foutjes en voegen de kernwaarde “betrouwbaarheid” toe. We spreken liever van inwoners dan burgers. In mei wordt dit stuk ter afronding besproken en vastgesteld.
- Aandachtsgebieden. In Winsum bestond al het systeem van aandachtsgebieden waar iemand affiniteit mee heeft. In de voltallige adviesraad hopen we een goede dekking te hebben t.a.v. de totale aandachts onderwerpen. In de loop van de tijd kan deze lijst verder worden aangevuld of kunnen onderwerpen worden verwijderd.14 en 15. W.v.t.t. en rondvraag Tina Bollin: 17 juni is er een Fiets Clinique 70+ in Winsum georganiseerd. De Scootmobieltraining van sept.’17 wordt dit jaar herhaald. Ook meld zij dat de privacywetgeving nu niet voor ons extra aandacht vraagt voor de persoonsgegevens uitwisseling. P. Apol wil ons hierover wel informatie geven t.z.t., maar dat is op dit moment nog niet actueel.
16. Sluiting, op de afgesproken tijd.
Volgende vergadering : 18 mei, 9.30 uur, Uithuizen, Hoofdstraat. 1
Actielijst: W.Verkerk en T. Bollin maken het “Draaiboek kerngroepen werkwijze”
18 mei: C.Brink uitnodigen ( communicatieplan, website),
Missie en visie afronden. Notuliste/ secretaris : C. Alblas
Downloaden in PDF formaat