Notulen Adviesraad Het Hogeland d.d. 23 februari 2018
Locatie Bedum
Aanwezig op locatie Bedum: Wim, Charlotte, Siep, Sietse, Egbert, Dineke, Tina en Corrie
Agenda:
Ad 1. en 2.: Opening en mededelingen door de voorzitter: Ans van der Luit heeft in een email te kennen gegeven dat ze wegens gezondheidsproblemen niet in staat is de taken op zich te nemen die zij de vorige vergadering had toegezegd. We vinden dit jammer, niet in de laatste plaats voor Ans zelf, die met veel enthousiasme was gestart o.a. als secretaris. We respecteren haar besluit. Corrie zal voor deze vergadering de notulen maken.
We zoeken daarmee een nieuwe secretaris, op korte termijn uit onze achterban, maar voor de lange termijn gaan we een vacature advertentie opstellen voor een algemene publicatie. Daar het aantal leden van de adviesraad moet worden aangevuld van 7 naar 10 en ook enkele leden binnen een jaar vervangen moeten worden zal in deze advertentie tevens worden opgeroepen om te solliciteren voor de functie van algemene lid van de adviesraad.
Tina en Charlotte starten de vacatureprocedure op en vermelden in de advertentie 4 contactpersonen, voor elke locatie een persoon die informatie kan verstrekken, om iedere sollicitant in eigen regio een contactadres te bieden.
ad 3: De agenda wordt zonder wijzigingen vastgesteld.
ad 4: De notulen worden goedgekeurd. Naar aanleiding van de notulen merkt Dineke op dat ze de naam werkgroep als vervanging van de naam kernteam niet optimaal vindt. Het woord kernteam geeft aan dat we tot de kern van het vraag willen komen. Maar dit woord werd door de dorps coördinatoren als te zwaar ervaren. Werkgroep is een veel gebruikte term en daardoor te algemeen. We besluiten om het woord kernteam te vervangen door kerngroep. De naam van onze nieuwe adviesraad wordt nu: Adviesraad Het Hogeland. In officiële stukken kan daaraan tussen haakjes worden toegevoegd (WMO/jeugd)
ad 5: Er zijn geen inkomende en uitgaande stukken.
ad 6: Taakverdeling: Rol van Ans: Notulen vandaag door Corrie. Haar rol in de communicatie over de website die reeds voorbereid was met Claudia wordt overgenomen door Egbert. De presentatie van website en logo koppelen we nu aan de vergadering van 16 maart, na afloop van de vergadering ( 9 maart komt dus te vervallen).
Installatie Adviesraad Het Hogeland: Een formeel moment met de wethouders en de pers, voorafgaande aan de vergadering van 16 maart in Winsum, om 9.30 uur. Deze installatie moet zo snel plaats vinden om verdere voortgang van de processen niet te vertragen. We verschijnen in nette kleding. Benoeming van de leden wordt los daarvan officieel in maart geregeld door de raad.
DB: Met Tina wordt een DB-vergadering belegd voorafgaande aan de vergadering van 16 maart, n.l. op maandag 12 maart van 9.30-11.00 uur in Bedum, in de van Beyumzaal. Aanwezig: Egbert, Sietse, Corrie, Tina.
Agendapunt voor 16 maart: Met voorrang: de netwerkopbouw en de taken van de lokale adviesraden.
ad 7: Huishoudelijk reglement: Tina en Charlotte corrigeren het H.R. zoals we het ter vergadering hebben besproken.
ad 8: Verordening: Deze wordt nu niet meer gewijzigd. Per 01-01-2019 komt een definitieve versie.
ad 9: Communicatieplan: Claudia heeft dit communicatieplan samengesteld m.b.v. Ans, Sietse, Tina en Egbert. De openstaande vragen moeten nu besproken worden.
Missie en visie: Dit moet goed worden doordacht, mogelijk op een teambuildingsbijeenkomst, o.l.v. een deskundige. We doen dit op een moment dat er voldoende nieuwe leden in de adviesraad zijn aangetreden.
Planning: Wim, Siep, en Dineke bereiden dit voor.
Communicatiedoelen: Goed opgesteld, duidelijk en concreet.
Doelgroepen en doelstellingen: De term “een bepaald gedrag” is te vaag. De adviesraad moet betrokkenheid bevorderen met de doelgroep (= inwoners). Daarvoor moeten we zelf inspirerend optreden. De tekst is verder goed, n.l. : wat moeten we bereiken en hoe gaan we dat doen. T.a.v. individuele signalen stellen we dat we deze niet kunnen behandelen, maar de vraagsteller wel moeten verwijzen naar de juiste persoon/loket. Bij meerdere signalen over eenzelfde onderwerp moeten we wel een advies geven aan het college.
Uitgangspunten voor de communicatie: Transparant, actief .. en (toevoegen) betrouwbaarheid.
Communicatiemiddelen: Twitter en Facebook alleen starten als we daar een goede visie en werkwijze voor hebben. Op de website zouden we een laagdrempelig filmpje kunnen plaatsen als vorm van informatie. Dit punt doorgeven aan Claudia.
De “Zorg voor elkaar krant”: Contact opnemen met Margrietha en Claudia voor informatie over onze Adviesraad
Planning: Het stappenplan wordt voorlopig akkoord bevonden.
Organisatie Communicatie: Van de takenlijst gaan Sietse en Egbert voorlopig de mails beantwoorden. Het mailadres moet 16 maart in de lucht zijn. Inhoudelijke onderwerpen komen t.z.t als de basis klaar is. Inhoud en organisatie moeten samen ontwikkeld worden, tegelijkertijd.
WVTT:
Janine Abee wil graag met ons praten over de bewustwordingscampagne “langer thuis wonen” met het doel hierover een kerngroep te vormen. Wim neemt contact op met Janine om deze kerngroep voor te bereiden en we zoeken allen in onze achterban naar mensen die aan deze kerngroep willen deelnemen. Dit is een agendapunt voor 16 maart.
Onderwerpenlijst: aandachtspunten per persoon.. bespreken we op 16 maart.
Onderwerpenlijst: organisatietaken per persoon bespreken Sietse en Egbert met Claudia. Komt terug op 16 maart.
Reiskostenvergoeding: Tina deelt mee dat de kerngroepleden een reiskostenvergoeding mogen ontvangen.
Actielijst:
• Allen: zoeken naar nieuwe adviesraadsleden en naar deelnemers aan de kerngroep “Bewust ouder worden”.
• Egbert en Sietse: bespreken met Claudia de organisatietaken per persoon voor 16 maart Tevens beantwoorden zij voorlopig de emailpost van de adviesraad”.
• Wim neemt contact op met Janine over de kerngroep “bewust ouder worden”.
• Wie neemt contact op met Claudia en Margrietha over de informatie adviesgroep voor de Zorg voor elkaar krant? Egbert??
• Tina en Charlotte starten de vacature procedure op voor een secretaris en meerdere leden.
• Egbert neemt contact op met Claudia voor de website presentatie op 16 maart.
• DB vergadering op 12 maart in Bedum, 9.30 uur met Egbert, Sietse, Corrie en Tina, in de Beyumzaal.
• Wim, Siep en Dineke bereiden de missie en visie bespreking: deze vindt plaats als er voldoende nieuwe leden zijn.
Agendapunten voor de vergadering dd 16 maart, 9.30 in Winsum
1. Netwerkopbouw, taken en functie van de lokale adviesraden
2. Kerngroep Bewustwordingscampagne : Langer thuis wonen : Wim
3. Organisatietaken p.p. Egbert en Sietse
4. Aandachtspunten p.p.
5. Stand van zaken t.a.v. missie en visie ontwikkeling: Dineke, Wim, Siep
6. Planning: 9.30 uur: officieel moment voor de installatie van de Adviesraad Het Hogeland met wethouders en pers.
10.00 uur: vergadering
11.00 of 11.30 uur: presentatie website en logo: Egbert
Notulist: Corrie Alblas
Downloaden in PDF formaat